כדי לסייע לכם להיערך בהתאם, ריכזנו עבורכם מידע אודות שלבי התהליך:
1. בעת חתימת הסכם הדירוג (או לפני כן) תישלח לעמותה רשימת המסמכים שעליה להעביר למידות לצורך הדירוג. את המסמכים יש להעביר עד שבועיים לפני הפגישה הראשונה עם מנכ"ל העמותה, שתיקבע בהמשך.
2. כחלק מתהליך הדירוג, יראיין האנליסט החברתי שורת אנשי מפתח בעמותה: מנכ"ל, יו"ר הוועד המנהל, חבר ועד, עובד בכיר, עובד זוטר, מנהל כספים (אם קיים). במידת הצורך, יתקיימו ראיונות נוספים - בכפוף לגודל ומורכבות הארגון.
3. בחודש שלפני הדירוג יוזמן נציג של העמותה להשתתף בסדנת הכנה במידות שבה ייערך תיאום ציפיות לגבי הדירוג, יוצגו הנושאים הנבדקים ותוסבר המתודולוגיה (ההשתתפות בסדנה אינה בגדר חובה, אך אנו ממליצים מאוד להשתתף בה).
4. כחודש לפני המועד שנקבע לתחילת תהליך הדירוג, ייצור האנליסט קשר עם העמותה לקביעת פגישה ראשונה עם המנכ"ל ופגישות נוספות במידת האפשר. האנליסט יבקש מאיש הקשר להעביר את המסמכים, כאמור, עד שבועיים לפני אותה פגישה ראשונה. חשוב להדגיש כי אין צורך לחכות עד שכל המסמכים יהיו מוכנים ואפשר להעביר אלינו כל מה שמוכן (למשל, פרוטוקולים של ישיבות ועד, דוחות כספיים ועוד). כמו כן, על מנת לא להעמיס את כל העבודה על אדם אחד, אפשר לבקש מכמה אנשים בעמותה לסייע בהכנת המסמכים (למשל, איש הקשר יכול לבקש ממנהל הכספים להכין את המסמכים הפיננסיים).
5. במהלך הדירוג יישלח לעובדים שאלון אינטרנטי. לשם שליחתו יזדקק האנליסט לרשימת כתובות מייל של העובדים הרלוונטיים. בראיון הראשון עם המנכ"ל יוחלט לאילו עובדים יישלח השאלון.
רשימת המסמכים להעברה למידות:
- תרשים של מבנה העמותה
- תכנית עבודה שנתית של העמותה ומחלקותיה לשנה הנוכחית ולשנה הקודמת
- פרטים על ביצוע של תכניות העבודה בהשוואה לתכנון
- תכנית אסטרטגית לשנים הבאות, אם קיימת
- פרוטוקולים מישיבות הוועד המנהל ב-12 החודשים האחרונים
- דוחות ועדת ביקורת ב-12 החודשים האחרונים
- מסמכים המתעדים תהליכי הפקת לקחים ובקרה בעמותה
- מסמכים המתעדים את תפוקות העמותה
- מחקרים פנימיים או של גוף חיצוני המעריכים את תוצאות פעילות העמותה
- מסמכים אחרים המעידים על תוצאות פעילות העמותה והשפעתה על מוטביה
- קוד אתי, אם קיים
- קורות חיים של מנכ"ל העמותה
- מסמכים פיננסיים: דוחות כספיים מבוקרים של 3 השנים האחרונות, תקציב העמותה לשנה הנוכחית, קובץ ניהול תזרים (אם קיים), תכנית עסקית ותכנית לגיוס משאבים (אם קיימות), דוח שיעור ניצול תקציב של השנה הקודמת
בנוסף, תתבקש העמותה למלא את השאלונים הבאים שמידות תעביר לה:
- שאלון פרופיל – פרטים כלליים על אודות העמותה כמו כתובת, שנת הקמה ומספר רישום, חזון העמותה ומטרותיה, שמות חברי הוועד המנהל, מספר העובדים בעמותה ועוד.
- הצהרת אתיקה שבה נשאלת העמותה על אופן הטיפול בסוגיות אתיות שונות, חתומה בידי מנכ"ל ויו"ר העמותה.
- שאלון פיננסי בו בו מתבקשת העמותה למסור פרטים פיננסיים נוספים מעבר לאלו המופיעים בדוחות (פירוט ההכנסות וההוצאות, עלויות שכר, תחזית הכנסות לשנה הקרובה ועוד).
- שאלון לדירוג עצמי חתום בידי מנכ"ל ויו"ר העמותה.
הערכת הזמן שדורש התהליך מן העמותה הנבדקת:
- הכנת מסמכים: מניסיוננו, לעמותה לוקח 10-15 שעות להכין את המסמכים, תלוי בגודלה ובמורכבותה.
- ראיונות: כ-7 שעות ראיונות של עובדים בעמותה ועוד כשעתיים וחצי ראיונות של חברי ועד.
- מפגש הצגת הדוח: מפגש של כשעה וחצי אליו אנו מזמינים את המנכ"ל והיו"ר.
